Desde pequeñitos nos enseñan a pensar en las 5Ws: What, Who, When, How and Why. Pero es que se dejaron fuera una de las más importantes! el ¿PARA QUE?
Ahora piensa en cuántos momentos de tu día te preguntas el para qué de las cosas, el objetivo que se plantea cubrir de una reunión, el para qué se va a utilizar una información que pides regularmente, o algo mucho mas sencillo y efectivo... en lugar de preguntar a tus hijos el por qué hacen las cosas que no te gustan, pregúntales "Para que?". No sólo te sorprenderás tu sino que verás cómo ellos también se quedan bloqueados por un momento ya que ni se lo habían planteado.
Una anécdota que cuento mucho a mis equipos y en mis charlas es aquel momento en donde me tuve que incorporar a un nuevo puesto de trabajo en donde la principal responsabilidad era control de cifras en un área corporativa de una gran empresa.
Mi antecesor, me dejó las instrucciones claras. Al principio de mes tienes que mandar, mensualmente, estos 30 ficheros distintos a estas personas. Distintos significa que cada uno de ellos conllevaba su tiempo de preparación y chequeo. Estaba claro el que, a quien, cómo, cuando y por qué (porque simplemente él me lo había dicho). Pero ese primer mes decidí hacer un experimento. No mandé absolutamente nada.
De esas 30 personas que tenían que recibir información mía no contestaron nunca más 20 de ellas, puesto que realmente mantenían procesos antiguos inservibles y realmente la información que recibían no la necesitaban para nada. ¿Para que? Para nada.
De las 10 personas restantes, 5 me escribieron diciendo que no había mandado nada. Directamente les pregunté que para qué lo querían y me dijeron que para preparar un reporte anual a la alta dirección. Algo que tenía que preparar mensualmente pasó a ser anual.
Las 5 restantes efectivamente tenían la necesidad de disponer de esa información mensualmente, pero al preguntarles el para qué quedó claro que necesitaban un dato específico, el cómo informarlo era cosa mía. Esos 5 reportes distintos se convirtieron en 1 reporte único unificado.
Resumiendo. Inicialmente 30 ficheros distintos mensuales. Al introducir el "Para qué" en la ecuación se quedó en 1 reporte único mensual y 5 reportes distintos anuales.
Si echamos cuentas, al año supone una reducción del 95% en el número de reportes a enviar. Ahora echa tu cuentas de cuánto te cuesta (en tiempo y recursos) generar toda la información que generas y para qué se utiliza.
Pero no solo se queda en aspectos de eficiencia. Es una gran pregunta que nos sirve para empatizar con los demás. Muchas veces podemos estar enfrascados en discusiones absurdas del por qué de las cosas hasta que hacemos la pregunta del "Para qué". Y surge la magia. Consigues entender de golpe y plumazo la necesidad de esa persona con la que estás negociando, trabajando, hablando... (lo que sea) y ya podéis aportar seguramente una solución que satisfaga a los dos.
Te reto a que te lo preguntes durante una semana. Preguntante el para qué de una presentación que estas haciendo, es decir, qué pretendes conseguir o qué mensaje quieres que se lleve tu audiencia. Pregúntate el para qué es necesario mantener una reunión o para qué incluyes a tanta gente en un email.
Feliz fin de semana!